Charge d’inscription manuelle
Les données participants étaient collectées manuellement dans des outils déconnectés, créant erreurs, doublons et une lourde charge administrative avant chaque événement.
Étude de cas IHEC International Symposium
Stratégies et résultats remarquables en engagement et opérations événementielles.
IHEC est passé d’outils manuels fragmentés à un workflow Eventrize unique pour l’inscription, le check-in, les communications et le reporting live.
90%
check-in plus rapide avec entrée QR
0
saisie manuelle requise le jour de l’événement
1
plateforme remplaçant plus de 3 outils fragmentés
01 · Contexte
Ce à quoi IHEC faisait face avant Eventrize
L’équipe du symposium opérait un événement premium avec des processus manuels : outils d’inscription déconnectés, arrivée encore très papier et aucune vue opérationnelle live.
Aucune technologie de check-in sur site
Sans système dédié, l’arrivée signifiait longues files, listes papier et recherche manuelle des noms.
Données dispersées et non centralisées
Les données vivaient dans des tableurs et formulaires sans tableau de bord live, rendant les décisions en temps réel impossibles pendant l’événement.
Écart d’expérience et de marque
Un symposium international de haut niveau méritait un parcours participant professionnel et fluide. L’ancienne pile d’outils ne pouvait pas le livrer.
02 · Stratégies
Quatre mouvements opérationnels ont transformé l’expérience.
Eventrize a remplacé le travail fragmenté par un workflow connecté d’inscription, de check-in, de communication et de reporting.
Stratégie 1
Consolidation d’une pile fragmentée vers une plateforme unique
- Problème
- Outils multiples, transferts manuels et silos de données.
- Action
- L’inscription, le check-in QR, les communications, les analytics et les badges ont été déplacés dans Eventrize.
- Résultat
- Zéro saisie manuelle le jour de l’événement.
Stratégie 2
Expérience d’inscription brandée comme moteur de conversion
- Problème
- Le premier point de contact participant ne reflétait pas le niveau de l’événement.
- Action
- Une page brandée a capturé des données structurées dès le premier clic.
- Résultat
- Des dossiers plus propres et une première impression plus professionnelle.
Stratégie 3
Check-in QR pour éliminer les frictions d’arrivée
- Problème
- Recherche de noms, listes papier et files ralentissaient les arrivées.
- Action
- Chaque participant a reçu un QR code personnalisé pour une validation instantanée.
- Résultat
- Check-in 90 % plus rapide sans erreurs manuelles.
Stratégie 4
Opérations pilotées par les données via analytics temps réel
- Problème
- L’équipe n’avait aucune vue live de la présence ou du flux d’entrée.
- Action
- Les tableaux de bord live affichaient les taux de check-in, les totaux de présence et la performance d’entrée.
- Résultat
- Décisions opérationnelles plus rapides et plus sûres.
Workflow
Un seul dossier participant traverse tout l’événement.
Inscrire
Un formulaire brandé capture des données propres.
Confirmer
Les rappels automatisés par email et WhatsApp réduisent le suivi manuel.
Scanner
La validation QR transforme l’arrivée en un flux de quelques secondes.
Mesurer
Les tableaux de bord live affichent la présence et le flux d’entrée en temps réel.
03 · Résultats
Avant versus après, sans bruit opérationnel.
Dimension
Avant Eventrize
Après Eventrize
Inscription
Formulaires manuels et lacunes
Brandé et centralisé
Qualité des données
Dossiers dispersés
Source unique de vérité
Vitesse de check-in
Recherche de nom lente
scans QR 90 % plus rapides
Expérience d’arrivée
Attente et friction
Fluide et sans contact
Visibilité temps réel
Réconciliation post-événement
Direct check-in stats
Charge de communication
Suivis manuels
Automated reminders
Nombre d’outils
3+ disconnected tools
1 integrated platform
Charge équipe
High manual work
Workflow handled
04 · Témoignage
“Eventrize a considérablement amélioré notre façon de gérer le Symposium.”
Achref Hamzaoui
Responsable événementiel · IHEC International Symposium
Étude de cas
From paper lists to a scannable arrival experience.
L’équipe IHEC a déplacé l’inscription, le check-in, les dossiers participants et le reporting live dans un workflow connecté, offrant aux participants une première impression plus fluide et aux organisateurs une vision opérationnelle plus claire.
Construire ce workflow